Khi hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ doanh nghiệp dần chuyển sang môi trường điện tử, chữ ký điện tử và chữ ký số trở thành yếu tố quyết định một giao dịch có giá trị pháp lý hay không. Hiểu đúng khung pháp lý giúp Quý doanh nghiệp ký kết an toàn, giảm rủi ro tranh chấp và bảo vệ được chứng cứ khi cần.
Bài viết tổng hợp các văn bản căn cứ, giá trị pháp lý và cách áp dụng chữ ký điện tử, chữ ký số trong hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, cập nhật đến tháng 6/2026.
Vì sao doanh nghiệp cần nắm khung pháp lý chữ ký điện tử
Một chữ ký điện tử hợp lệ có thể dùng để xác nhận ý chí, ràng buộc giao dịch và lưu trữ chứng cứ. Nhưng giá trị đó chỉ được công nhận khi đáp ứng đúng điều kiện về loại chữ ký, chứng thư còn hiệu lực và dữ liệu sau khi ký không bị thay đổi.
Nói cách khác, việc “đã có hình chữ ký” trên tài liệu không đồng nghĩa với việc tài liệu đó có giá trị pháp lý. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ các loại chữ ký và kiểm tra được tính hợp lệ của chúng.
Các nhóm văn bản pháp lý về chữ ký điện tử cần nắm
Khung pháp lý về chữ ký điện tử và chữ ký số được tạo thành từ bốn nhóm văn bản, mỗi nhóm có vai trò riêng:
- Luật — Luật Giao dịch điện tử 2023 xác lập giá trị pháp lý của chữ ký điện tử.
- Nghị định — hướng dẫn chi tiết về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy.
- Thông tư — quy định yêu cầu kỹ thuật, chứng thực và liên thông hệ thống.
- Văn bản chuyên ngành — quy định cách dùng trong từng nghiệp vụ như hóa đơn điện tử, hồ sơ thuế.
Cách hiểu đơn giản: Luật xác lập giá trị pháp lý; Nghị định và Thông tư quy định điều kiện kỹ thuật, chứng thực; văn bản chuyên ngành quy định cách dùng trong từng tình huống cụ thể.
Luật Giao dịch điện tử 2023: căn cứ nền tảng
Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 được ban hành ngày 22/06/2023 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2024. Đây là căn cứ pháp lý nền tảng, trong đó hai điều khoản doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm là Điều 22 và Điều 23.
Điều 22 — Phân loại chữ ký điện tử
- Chữ ký điện tử chuyên dùng
- Chữ ký số công cộng
- Chữ ký số chuyên dùng công vụ
Điều 23 — Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Nếu đáp ứng điều kiện an toàn của chữ ký số, chữ ký điện tử có giá trị tương đương chữ ký tay trong văn bản giấy.
Đây là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng điều khoản hợp đồng điện tử. Một chữ ký điện tử hoặc chữ ký số hợp lệ có thể dùng để xác nhận ý chí, ràng buộc giao dịch và lưu trữ chứng cứ điện tử. Tuy nhiên, cần kiểm tra đúng loại chữ ký, chứng thư còn hiệu lực và dữ liệu sau ký không bị thay đổi.
Nghị định 23/2025/NĐ-CP: khung vận hành chính
Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, có hiệu lực từ ngày 10/04/2025 và được sửa đổi, đơn giản hóa một số thủ tục bởi Nghị định 15/2026/NĐ-CP. Đây là lớp quy định để doanh nghiệp xác định: chữ ký được tạo bởi ai, chứng thực bởi đơn vị nào và có kiểm tra được hay không.
Những nội dung doanh nghiệp cần nắm trong Nghị định:
- Phạm vi, đối tượng áp dụng đối với chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy.
- Điều kiện, quy trình và trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký điện tử, chữ ký số khi giao dịch.
Khi có tranh chấp, doanh nghiệp cần chứng minh được danh tính bên ký, trạng thái chứng thư, thời điểm ký và tính toàn vẹn của dữ liệu. Lưu ý: chữ ký số chuyên dùng công vụ thuộc khung riêng theo Nghị định 68/2024/NĐ-CP.
Các thông tư kỹ thuật cần lưu ý
Ba thông tư kỹ thuật ban hành năm 2025 quy định chi tiết phần kỹ thuật và chứng thực. Doanh nghiệp không cần nhớ hết, nhưng cần yêu cầu nhà cung cấp giải trình được việc kiểm tra chữ ký, chứng thư và tính toàn vẹn dữ liệu.
| Thông tư | Nội dung | Khi nào áp dụng |
|---|---|---|
| TT 15/2025/TT-BKHCN | Phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số và cổng kết nối dịch vụ chứng thực công cộng | Khi lựa chọn hoặc kiểm tra hệ thống ký số |
| TT 16/2025/TT-BKHCN | Quy chế chứng thực mẫu đối với dịch vụ tin cậy và chữ ký điện tử | Cho quy trình chứng thực mẫu |
| TT 17/2025/TT-BKHCN | Yêu cầu kỹ thuật phục vụ liên thông với Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) | Cho liên thông và kiểm tra trạng thái tin cậy |
Ứng dụng trong nghiệp vụ doanh nghiệp
Hợp đồng điện tử
Dùng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử đáp ứng điều kiện an toàn. Điều khoản hợp đồng nên ghi rõ hình thức ký và giá trị ràng buộc để tránh tranh chấp về sau.
Hóa đơn điện tử
Áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Cần kiểm tra quy định riêng về chữ ký trên hóa đơn. Tham khảo thêm bài viết về đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để áp dụng đúng.
Hồ sơ thuế, BHXH, ngân hàng
Dùng chữ ký số công cộng theo yêu cầu của cổng dịch vụ và từng hệ thống chuyên ngành. Việc đăng nhập VNeID để kê khai thuế cũng gắn liền với định danh và chữ ký số của doanh nghiệp.
Lưu trữ chứng cứ
Lưu file gốc đã ký, chứng thư, nhật ký xác nhận, email hoặc biên bản giao nhận và phiên bản tài liệu sau khi ký. Đây là cơ sở quan trọng khi cần đối chiếu hoặc xử lý tranh chấp.
Checklist kiểm tra chữ ký điện tử, chữ ký số
Trước khi chấp nhận một hồ sơ đã ký:
- Đúng người ký và đúng tổ chức.
- Chứng thư số còn hiệu lực tại thời điểm ký.
- Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực hợp lệ.
- File sau khi ký không bị thay đổi.
Khi lưu trữ hoặc xử lý tranh chấp:
- Xác định được thời điểm ký.
- Có chứng cứ giao nhận và xác nhận.
- Điều khoản hợp đồng chấp nhận hình thức ký điện tử.
- Lưu file gốc và biên bản kiểm tra.
Điều khoản mẫu đưa vào hợp đồng và hồ sơ
Quý doanh nghiệp có thể tham khảo câu dẫn sau để đưa vào hợp đồng hoặc hồ sơ:
Các bên thống nhất việc ký, xác nhận, phê duyệt bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số được thực hiện theo Luật Giao dịch điện tử 2023, Nghị định 23/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Chữ ký điện tử, chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký trên văn bản giấy theo quy định pháp luật.
Một số lưu ý khi triển khai:
- Nên ghi rõ email, tài khoản hoặc công cụ ký được chấp nhận.
- Quy định người có thẩm quyền ký và thời điểm hiệu lực.
- Có quy trình lưu file gốc đã ký và nhật ký kiểm tra.
- Với hóa đơn, thực hiện theo quy định riêng về hóa đơn điện tử.
Tổng hợp văn bản pháp lý liên quan
| Văn bản | Nội dung chính | Hiệu lực |
|---|---|---|
| Luật 20/2023/QH15 | Luật Giao dịch điện tử | 01/07/2024 |
| NĐ 23/2025/NĐ-CP | Chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy | 10/04/2025 |
| NĐ 15/2026/NĐ-CP | Sửa đổi, đơn giản hóa thủ tục trong NĐ 23/2025 | 14/01/2026 |
| NĐ 68/2024/NĐ-CP | Chữ ký số chuyên dùng công vụ | 15/08/2024 |
| TT 15/2025/TT-BKHCN | Yêu cầu kỹ thuật phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số | 15/08/2025 |
| TT 16/2025/TT-BKHCN | Quy chế chứng thực mẫu | 20/08/2025 |
| TT 17/2025/TT-BKHCN | Yêu cầu kỹ thuật liên thông NEAC | Ban hành 05/09/2025 |
| NĐ 123/2020, NĐ 70/2025, TT 32/2025 | Hóa đơn, chứng từ điện tử | Áp dụng chuyên ngành |
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý như chữ ký tay không?
Có. Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì ở dạng điện tử. Nếu đáp ứng điều kiện an toàn của chữ ký số, nó có giá trị tương đương chữ ký tay trong văn bản giấy.
Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau thế nào?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử có mức độ an toàn cao, dựa trên chứng thư số và hạ tầng khóa công khai. Luật phân loại thành chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ.
Doanh nghiệp cần kiểm tra gì trước khi chấp nhận hồ sơ đã ký?
Cần kiểm tra đúng người ký, chứng thư số còn hiệu lực tại thời điểm ký, nhà cung cấp chứng thực hợp lệ và file sau khi ký không bị thay đổi.
Khuyến nghị từ IAI Partner
Kính gửi Quý doanh nghiệp,
Chuyển đổi sang ký kết điện tử là bước đi tất yếu, nhưng giá trị pháp lý của mỗi chữ ký lại nằm ở những chi tiết dễ bị bỏ qua: đúng loại chữ ký, chứng thư còn hiệu lực và dữ liệu sau ký được giữ nguyên vẹn.
Chúng tôi mong Quý doanh nghiệp dành thời gian rà soát lại điều khoản hợp đồng, quy trình ký và cách lưu trữ chứng cứ điện tử. Một quy trình gọn gàng hôm nay sẽ giúp Quý doanh nghiệp vững vàng khi cần chứng minh giao dịch về sau.
IAI Partner luôn sẵn sàng đồng hành cùng Quý doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa quy trình này.
Trân trọng,
iai Partner®
Nguồn: IAI-Partner.com
Cần hỗ trợ? Liên hệ IAI Partner
📞 Hotline: 033 944 7112
📧 Email: hi@iai-partner.com
🌐 Website: iai-partner.com