Mua phế liệu không có hóa đơn là tình huống khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp sản xuất, thương mại và tái chế. Vấn đề không nằm ở việc không có hóa đơn, mà nằm ở việc Quý doanh nghiệp có chứng minh được giao dịch thực tế, đúng đối tượng và đúng quy định hay không.
Theo nội dung triển khai từ Công văn 2646/CT-CS ngày 24/4/2026 của Cục Thuế, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến người bán, mẫu bảng kê, phương thức thanh toán và bộ hồ sơ lưu kèm. Nếu kiểm soát lỏng, khoản chi rất dễ bị loại khi quyết toán thuế.
Không có hóa đơn không đồng nghĩa với không được tính chi phí
Trong một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh hoặc người trực tiếp thu nhặt phế liệu có thể lập bảng kê thay cho hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, bảng kê chỉ là một phần của hồ sơ. Cơ quan thuế vẫn có thể yêu cầu doanh nghiệp chứng minh giao dịch có thật, hàng hóa đã nhận và khoản tiền đã thanh toán đúng quy định.
Với mua phế liệu không có hóa đơn, sai lầm thường gặp là chỉ lập bảng kê rồi hạch toán ngay chi phí. Cách làm này tạo rủi ro lớn nếu thiếu phiếu cân, biên bản giao nhận, thông tin người bán hoặc chứng từ thanh toán. Bản chất khoản chi cần được chứng minh bằng cả dòng hàng, dòng tiền và trách nhiệm ký xác nhận.
Chi phí được trừ không chỉ dựa vào bảng kê. Doanh nghiệp phải chứng minh giao dịch có thật, đúng đối tượng và đúng quy định thanh toán.
Phân loại người bán là bước quyết định
Trước khi lập bảng kê, Quý doanh nghiệp cần xác định người bán thuộc nhóm nào. Đây là bước quan trọng vì không phải mọi trường hợp không có hóa đơn đều được xử lý bằng bảng kê. Nếu phân loại sai, bảng kê có thể không đủ cơ sở để bảo vệ chi phí.
| Nhóm người bán | Đặc điểm cần kiểm tra | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Cá nhân trực tiếp thu nhặt phế liệu | Không là cơ sở kinh doanh hoặc hộ kinh doanh, không sử dụng hóa đơn, có giao dịch thực tế | Có thể xem xét lập bảng kê nếu đủ hồ sơ chứng minh |
| Người thu mua lại từ nhiều nguồn để bán lại | Có dấu hiệu hoạt động kinh doanh thường xuyên, không thuộc nhóm trực tiếp thu nhặt | Không xử lý bằng bảng kê thay hóa đơn |
| Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh | Có hoạt động kinh doanh và có nghĩa vụ thuế theo quy định | Cần thực hiện đăng ký, kê khai, nộp thuế và hóa đơn theo hướng dẫn |
Vấn đề thực tế thường phát sinh ở nhóm người bán lặp lại nhiều lần, bán số lượng lớn hoặc có tổ chức thu gom ổn định. Khi đó, doanh nghiệp cần đánh giá lại bản chất giao dịch. Nếu người bán thực chất đang kinh doanh, việc dùng bảng kê để thay hóa đơn sẽ có rủi ro cao.
Chọn đúng mẫu bảng kê theo thời điểm phát sinh
Mua phế liệu không có hóa đơn cần dùng đúng mẫu bảng kê theo thời điểm giao dịch. Ngày phát sinh giao dịch là căn cứ để xác định mẫu áp dụng, không phải ngày kế toán hoàn thiện hồ sơ. Do đó, doanh nghiệp không nên dùng lẫn mẫu giữa các giai đoạn.
| Thời điểm phát sinh | Mẫu bảng kê | Căn cứ trong tài liệu nguồn |
|---|---|---|
| Trước ngày 12/3/2026 | Mẫu 01/TNDN | Ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC |
| Từ ngày 12/3/2026 trở đi | Mẫu 02/TNDN | Ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC |
Quý doanh nghiệp nên lưu nguyên tắc nội bộ rõ ràng: ngày giao dịch quyết định mẫu bảng kê. Nếu hồ sơ cũ được bổ sung sau ngày thay đổi mẫu, kế toán vẫn cần căn cứ vào ngày mua hàng thực tế. Đây là chi tiết nhỏ nhưng dễ gây sai lệch khi kiểm tra hồ sơ.
Bộ hồ sơ tối thiểu cần lưu khi mua phế liệu
Bảng kê không thay thế toàn bộ nghĩa vụ lưu hồ sơ. Để bảo vệ chi phí, doanh nghiệp cần có một bộ chứng từ đủ mạnh, thể hiện rõ người bán, hàng hóa, số lượng, giá trị, giao nhận và thanh toán. Hồ sơ càng rõ, rủi ro khi quyết toán càng thấp.
| Hồ sơ cần có | Mục đích kiểm soát |
|---|---|
| Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ đúng mẫu | Làm căn cứ thay thế hóa đơn trong trường hợp đặc thù |
| Thông tin người bán gồm họ tên, CCCD, địa chỉ và liên hệ | Xác định đúng đối tượng bán hàng |
| Chứng từ chi trả hoặc thanh toán không dùng tiền mặt | Chứng minh khoản tiền đã được thanh toán đúng quy định |
| Biên bản giao nhận, phiếu cân và phiếu nhập kho | Chứng minh hàng hóa thực tế đã được nhận |
| Chứng từ vận chuyển và hình ảnh giao nhận nếu có | Tăng bằng chứng về giao dịch thực tế |
| Xác nhận người bán không là hộ hoặc cơ sở kinh doanh | Giảm rủi ro áp dụng sai bảng kê |
Kế toán chỉ nên ghi nhận chi phí khi hồ sơ đã đủ. Nếu thiếu phiếu giao nhận hoặc không xác định rõ người bán, doanh nghiệp nên tạm treo hồ sơ để bổ sung. Ghi nhận trước rồi tìm chứng từ sau là cách làm tiện lúc đầu nhưng mệt lúc giải trình.
Lưu ý ngưỡng thanh toán từ 5 triệu đồng
Theo nội dung tài liệu nguồn, trường hợp thanh toán từ 05 triệu đồng mỗi ngày cho mỗi người bán trở lên phải thực hiện bằng phương thức không dùng tiền mặt. Đây là điểm kiểm soát rất quan trọng khi doanh nghiệp mua phế liệu từ nhiều cá nhân. Nếu chi tiền mặt vượt ngưỡng, khoản chi có thể gặp rủi ro khi xác định chi phí được trừ.
- Theo dõi tổng giá trị mua theo từng người bán trong cùng một ngày.
- Kiểm tra ngưỡng 05 triệu đồng trước khi thực hiện thanh toán.
- Ưu tiên chuyển khoản hoặc phương thức thanh toán không dùng tiền mặt nếu vượt ngưỡng.
- Lưu chứng từ thanh toán kèm bảng kê và hồ sơ giao nhận.
- Không tách nhỏ giao dịch một cách hình thức để né điều kiện thanh toán.
Bộ phận thu mua và kế toán cần phối hợp ngay từ đầu. Nếu thu mua đã thanh toán tiền mặt nhưng kế toán chỉ phát hiện khi chốt hồ sơ, việc khắc phục sẽ khó hơn nhiều. Một quy trình kiểm soát trước thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp tránh lỗi rất đáng tiếc.
Quy trình nội bộ nên áp dụng trước khi hạch toán
Để hạn chế rủi ro, Quý doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình mua phế liệu không có hóa đơn thành các bước cố định. Quy trình này không chỉ dành cho kế toán, mà cần có sự tham gia của thu mua, kho và người chịu trách nhiệm phê duyệt. Mỗi bộ phận kiểm soát một phần sẽ giảm tình trạng hồ sơ đẹp trên giấy nhưng thiếu thực tế.
- Bước 1: Phân loại người bán trước khi giao dịch.
- Bước 2: Thu thập thông tin người bán và cam kết cần thiết.
- Bước 3: Thực hiện giao nhận, cân hàng và nhập kho.
- Bước 4: Kiểm tra ngưỡng thanh toán 05 triệu đồng.
- Bước 5: Lập bảng kê đúng mẫu theo ngày giao dịch.
- Bước 6: Người đại diện hoặc người được ủy quyền ký chịu trách nhiệm.
- Bước 7: Lưu hồ sơ và hạch toán sau khi kiểm tra đủ điều kiện.
Trong quy trình này, thu mua và kho cần xác nhận hàng thực tế, phiếu cân và nhập kho. Kế toán kiểm tra điều kiện hồ sơ, phương thức thanh toán và mẫu bảng kê. Người đại diện hoặc người được ủy quyền ký chịu trách nhiệm, còn kế toán trưởng hoặc bộ phận thuế nên rà soát trước khi quyết toán.
Hóa đơn điện tử từng lần phát sinh cho hộ, cá nhân kinh doanh
Ngoài trường hợp mua từ cá nhân trực tiếp thu nhặt, doanh nghiệp cũng có thể gặp người bán là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Khi người bán có nhu cầu xuất hóa đơn cho từng giao dịch phát sinh, người bán cần khai và nộp thuế trước để cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã.
Theo nội dung công văn trong tài liệu nguồn, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng năm trên 500 triệu đồng và dưới 01 tỷ đồng không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế. Nếu có nhu cầu dùng hóa đơn, bên bán thực hiện thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp không nên tự xử lý thay bên bán. Cách phù hợp là hướng dẫn bên bán liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được cấp hóa đơn từng lần phát sinh.
Điểm cần nhớ là bảng kê và hóa đơn từng lần phát sinh phục vụ những tình huống khác nhau. Nếu bên bán thuộc nhóm phải đăng ký, kê khai và xuất hóa đơn, doanh nghiệp không nên dùng bảng kê để hợp thức hóa hồ sơ. Làm sai ở bước này có thể kéo theo rủi ro về chi phí, thuế và trách nhiệm giải trình.
Các rủi ro thường gặp và cách kiểm soát
| Rủi ro | Cách kiểm soát |
|---|---|
| Sai đối tượng người bán | Yêu cầu cam kết và rà soát dấu hiệu kinh doanh thường xuyên |
| Thanh toán tiền mặt từ 05 triệu đồng trở lên | Chuyển sang thanh toán không dùng tiền mặt |
| Thiếu chứng từ giao nhận hoặc nhập kho | Chưa ghi nhận chi phí cho đến khi đủ hồ sơ |
| Giá trị hoặc số lượng bất thường | Bổ sung phiếu cân, hình ảnh, chứng từ vận chuyển và giải trình nguồn hàng |
| Giao dịch lặp lại với cùng một cá nhân | Đánh giá lại cá nhân đó có đang hoạt động kinh doanh hay không |
Nguyên tắc chốt rất đơn giản: chỉ ghi nhận chi phí khi đúng người bán, đúng mẫu bảng kê, đúng phương thức thanh toán, đủ chứng từ và có người ký chịu trách nhiệm. Nếu một trong các điểm này chưa rõ, hồ sơ nên được bổ sung trước khi đưa vào chi phí được trừ.
Với các doanh nghiệp thường xuyên mua phế liệu không có hóa đơn, việc lập checklist nội bộ là cần thiết. Checklist giúp bộ phận thu mua biết cần lấy gì, kho biết cần xác nhận gì và kế toán biết khi nào được hạch toán. Đó là cách giảm rủi ro thực tế, thay vì chỉ xử lý khi cơ quan thuế đã hỏi.
Quý doanh nghiệp cần chuẩn hóa hồ sơ và quy trình mua hàng không có hóa đơn? Tham khảo dịch vụ kế toán và kê khai thuế của IAI Partner để được hỗ trợ kiểm soát rủi ro quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Mua phế liệu không có hóa đơn có được tính chi phí không?
Có thể được xem xét nếu giao dịch đúng đối tượng, có bảng kê đúng mẫu, thanh toán đúng quy định và đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.
Khi nào dùng Mẫu 02/TNDN?
Theo tài liệu nguồn, Mẫu 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC áp dụng cho giao dịch phát sinh từ ngày 12/3/2026 trở đi.
Doanh nghiệp có nên tự xin hóa đơn từng lần phát sinh thay bên bán không?
Không. Doanh nghiệp nên hướng dẫn bên bán liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện thủ tục cấp hóa đơn từng lần phát sinh.
Khuyến nghị từ IAI Partner
Kính gửi Quý doanh nghiệp,
Mua phế liệu không có hóa đơn là nghiệp vụ có thể phát sinh thường xuyên, nhưng không nên xử lý theo thói quen hoặc chỉ dựa vào một mẫu bảng kê.
Quý doanh nghiệp nên rà soát lại quy trình phân loại người bán, điều kiện thanh toán, hồ sơ giao nhận và trách nhiệm ký xác nhận trước khi hạch toán chi phí.
Cần hỗ trợ? IAI Partner có thể đồng hành cùng Quý doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa hồ sơ, giảm rủi ro quyết toán và xây dựng checklist kiểm soát phù hợp.
Trân trọng,
iai Partner®
Nguồn: IAI-Partner.com
Cần hỗ trợ? Liên hệ IAI Partner
📞 Hotline: 033 944 7112
📧 Email: hi@iai-partner.com
🌐 Website: iai-partner.com