将被扶养人更新为纳税人是常见情形，即个人此前被登记用于 家庭境况扣除，如今开始工作并产生工资、薪金收入。若税务登记信息未正确更新，企业在申报、扣缴和结算个人所得税时可能遇到困难。
根据第86/2024/TT-BTC号通知实施资料的指引，企业需正确识别情形、选择正确表格并保存充分的核对资料。本文以实操方式归纳，帮助贵企业在提交税务机关前控制好资料。
什么时候需要将被扶养人更新为纳税人？
需要注意的情形是：个人此前作为被扶养人登记以享受家庭境况扣除，但如今开始工作并取得应缴个人所得税的收入。此时，个人的税务登记信息需按新的身份正确记录。实务中通常称为由被扶养人转为纳税人。
本质上，这是对个人税务登记信息的登记或更新。企业不应将其视为完全独立于现行税务登记体系之外的程序。正确识别其本质有助于会计选择正确表格、准备正确资料并避免提交错误类型的手续。
- 该个人此前已登记为被扶养人。
- 如今该个人开始工作并产生工资、薪金收入。
- 企业需为该个人申报、扣缴并结算个人所得税。
- 税务系统中的信息需更新，以正确反映个人的身份。
由被扶养人转为纳税人是实务中的称呼；本质上是对个人税务登记信息的登记或更新。
按办理主体选择正确表格
应使用的表格取决于由公司代办还是个人自办。由于个人税务登记资料、被扶养人资料与税务登记信息变更资料用途不同，此处容易混淆。选错表格可能导致资料被退回或要求补充。
| 情形 | 使用表格 | 办理人 |
|---|---|---|
| 公司代有工资的个人登记或更新 | 41/UQ-ĐKT 与 05-ĐK-TH-TCT | 支付收入的单位 |
| 个人直接自行登记 | 05-ĐK-TCT | 个人 |
| 登记或更新被扶养人 | 20-ĐK-TH-TCT 或 20-ĐK-TCT | 公司或个人 |
| 已办理税务登记的个人信息有误 | 08-MST 或视情形而定的表格 | 个人或受委托的公司 |
若企业为支付收入的单位并代员工办理，通常需注意的表格组合为 41/UQ-ĐKT 与 05-ĐK-TH-TCT。其中，41/UQ-ĐKT 体现个人委托公司办理手续。表格 05-ĐK-TH-TCT 用于汇总有工资、薪金收入的个人信息。
公司代办时的资料组合
公司代办时，资料应按照依据充分、便于核对并保留内部存档的方向准备。提交地点为直接管理公司的税务机关。企业应避免仅提交孤立的表格而缺少证明个人实际状况的文件。
| 资料 | 目的 |
|---|---|
| 41/UQ-ĐKT | 个人委托公司登记或更新税务信息的文书 |
| 05-ĐK-TH-TCT | 有工资、薪金收入个人的汇总申报表 |
| 请示公函 | 明确说明个人此前为被扶养人，如今产生收入 |
| 公民身份证（CCCD）复印件 | 核对识别号、姓名、出生日期和地址 |
| 劳动档案或产生收入的凭证 | 内部留存，并在税务机关要求时作出说明 |
| 处理结果或反馈通知 | 跟踪资料状态并作为日后控制的依据 |
当系统提示数据重复或个人信息有误时，核对资料具有重要作用。企业应保存错误提示截图、CCCD 复印件、请示公函及处理结果。资料越齐全，说明工作就越不像在文件迷宫中追踪线索。
实施流程五步
企业应将实施流程标准化为清晰的步骤，使人事、会计与税务部门相互配合。该流程有助于减少个人信息错误、缺少授权书或提交错误资料。在年末个人所得税结算之前，更应尽早进行此项核查。
- 第1步：排查曾为被扶养人的个人，并检查其是否已有税号或识别号。
- 第2步：收集资料，包括 CCCD 复印件、41/UQ-ĐKT 及需更新的个人信息。
- 第3步：编制 05-ĐK-TH-TCT 及请求更新税务登记信息的公函。
- 第4步：将资料提交至直接管理公司的税务机关。
- 第5步：跟踪反馈通知，如有补充要求则予以处理。
应达成的结果是个人信息被正确记录，以便企业 申报、扣缴并结算个人所得税。若资料被提示重复或数据有误，企业应先处理个人数据偏差。之后再继续申报、扣缴或结算，以避免产生连锁错误。
请求更新公函的内容范例
若系统仍将个人记录为被扶养人，企业可准备一份简要说明资料本质的公函。公函应明确说明该个人此前被记录为被扶养人，如今已在公司产生工资、薪金收入。内容应简明、与实际状况相符，并避免过度宽泛的解释。
本公司谨请税务机关审查并支持，对此前被记录为被扶养人、如今在本公司产生工资及薪金收入的个人，更新其税务登记信息，并将其记录为应缴个人所得税的有收入个人／纳税人，以便本公司依规进行个人所得税的申报、扣缴和结算。
签署部分应签字、写明姓名，如有印章则加盖。企业应根据各资料的实际状况调整公函范本。若个人信息、收入来源或系统错误不同，不应对所有情形使用相同内容。
公函中应有的信息
公函只应准确描述其本质：在产生应税收入时更新个人的税务登记信息。各类数据需充分体现，以便税务机关正确理解资料状况。若缺少企业信息或个人信息，资料可能被要求补充。
| 信息类别 | 应有内容 |
|---|---|
| 企业信息 | 名称、税号、地址及直接管理的税务机关 |
| 个人信息 | 姓名、出生日期、CCCD 或识别号及地址 |
| 资料状况 | 此前为被扶养人，如今有收入 |
| 随附文件 | 41/UQ-ĐKT、05-ĐK-TH-TCT、CCCD 复印件及（如有）名单 |
企业还应在内部档案中保存一份已签署的公函。当收到税务机关反馈时，负责部门应将处理结果与原始资料一并留存。这有助于在个人所得税结算时，或员工日后变更信息时进行复核。
提交前的风险控制要点
大多数资料错误并非源于规定过于复杂，而是源于个人数据偏差。一些小错误，如 CCCD 号码有误、出生日期不符或缺少系统错误截图，都可能导致资料被拒。因此，企业应在提交前进行核查，而非在资料被退回后逐一修改。
- 检查 CCCD 或识别号是否满 12 位并与个人数据相符。
- 将姓名和出生日期与 CCCD、劳动档案及税务系统进行核对。
- 确认该个人是否曾在其他单位或被他人登记为被扶养人。
- 保存错误或数据重复的通知，以作为说明依据。
- 完整保存 41/UQ-ĐKT、CCCD 复印件、请示公函及处理结果。
先处理个人数据偏差，之后再申报、扣缴或结算个人所得税。
应注意的法律依据
根据来源文件，应注意的法律依据包括《税务管理法》38/2019/QH14 与第86/2024/TT-BTC号通知。《税务管理法》是税务登记、税号和纳税义务的基础。第86/2024/TT-BTC号通知规定了税务登记、表格及相关手续。
| 依据 | 相关内容 |
|---|---|
| 《税务管理法》38/2019/QH14 | 关于税务登记、税号和纳税义务的法律基础 |
| 第86/2024/TT-BTC号通知 | 规定税务登记、表格及相关手续 |
| 第4条 | 税务登记对象包括有应税收入的个人和被扶养人 |
| 第5条与第38条 | 个人识别号按规定的路线图替代税号使用 |
| 第22条与第25条 | 首次税务登记资料及税务登记信息变更 |
对于公司代办的资料，需要记住的实施要点是准备 41/UQ-ĐKT、05-ĐK-TH-TCT、请示公函及 CCCD 复印件以供核对。具体法律内容应在提交资料或公开发布前对照原始文件重新核查。这是一个小步骤，但若省略，人类就又多了一场谁都不想要的说明会议。
常见问题
将被扶养人更新为纳税人是什么手续？
这是对此前为被扶养人、如今取得应缴个人所得税收入的个人，登记或更新其税务登记信息的实务称呼。
公司代个人办理时使用哪个表格？
根据来源文件，公司代办时需注意 41/UQ-ĐKT 与 05-ĐK-TH-TCT，并附请示公函及核对资料。
需要保存哪些文件以供核对？
企业应保存 41/UQ-ĐKT、CCCD 复印件、请示公函、05-ĐK-TH-TCT、劳动档案或产生收入的凭证及处理结果。
IAI Partner 的建议
尊敬的企业客户：
将被扶养人更新为纳税人不仅是填表操作，更是在申报与结算之前控制个人税务数据的一步。
贵企业应在个人所得税结算期之前，尽早核查曾为被扶养人的人员名单，检查 CCCD、税号状况及授权资料。
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谨致敬意，
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