Hợp đồng, hóa đơn, thanh toán – đủ thứ giấy tờ kế toán cần xử lý mỗi ngày!
Nhưng làm sao để mọi thứ diễn ra trơn tru, hợp lệ mà không “rối như tơ vò”?
👉 Cùng IAI-PARTNER điểm qua quy trình chuẩn nhé! 🧐✨
1️⃣ BÁO GIÁ – KHỞI ĐẦU CHO MỌI GIAO DỊCH 💬📄
📌 Kiểm tra thông tin thật kỹ, số liệu chính xác để tránh sai sót.
📌 Báo giá phải đầy đủ, khách đồng ý mới triển khai hợp đồng nha! ✅
2️⃣ HỢP ĐỒNG – CHỐT DEAL THẬT CHẮC ✍️📑
📌 Soạn thảo kỹ lưỡng: Điều khoản rõ ràng, không gây hiểu nhầm.
📌 Phê duyệt & ký kết: Lưu bản gốc tại bộ phận hành chính hoặc pháp chế.
📌 Căn cứ pháp lý: Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015 📜
3️⃣ TRÌNH KÝ – BƯỚC KHÔNG THỂ THIẾU ✒️📜
📌 Hợp đồng sau khi chốt phải được trình ký bởi người có thẩm quyền.
📌 Chữ ký hợp lệ, đóng dấu giáp lai đầy đủ trước khi thực hiện tiếp.
📌 Scan & lưu bản hợp đồng đã ký trên hệ thống để dễ tra cứu 🔍
4️⃣ GIAO NHẬN – LÀM CHUẨN, ĐỠ RƯỚC RẮC RỐI 📨🤝
📌 Giao hợp đồng:
- Gửi trực tiếp: Có biên bản xác nhận.
- Qua bưu điện: Lấy biên nhận, theo dõi quá trình gửi.
- Qua email: File PDF có chữ ký, dấu mộc + phản hồi xác nhận.
📌 Nhận hợp đồng:
- Kiểm tra chữ ký, dấu mộc của đối tác.
- Có sai? Xử lý ngay, gửi lại theo đúng quy trình.
📌 归档:
- Bản giấy: Gọn gàng, dễ tra cứu 📂
- Bản điện tử: Scan, sao lưu, tránh thất lạc 🖥️
5️⃣ TẠM ỨNG – ĐẢM BẢO NGUỒN LỰC TÀI CHÍNH 💰✅
📌 编制 ủy nhiệm chi sau khi kiểm tra điều khoản hợp đồng.
📌 Kiểm tra báo giá kỹ càng, tránh sai sót 🔍
📌 归档 chứng từ thanh toán minh bạch, đầy đủ 🏦
6️⃣ BÀN GIAO / NGHIỆM THU – HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC 📝✔️
📌 Biên bản nghiệm thu cần đủ chữ ký của các bên.
📌 Có sai sót? Điều chỉnh ngay, tránh tranh chấp 🔄
📌 Lưu biên bản cùng hợp đồng để theo dõi tiến độ 📑
7️⃣ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN – LÀM GÌ CŨNG PHẢI CÓ CHỨNG TỪ! 📝🔖
📌 Xuất hóa đơn đúng thời điểm
→ Căn cứ pháp lý: Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
📌 Nội dung hóa đơn chính xác, điều chỉnh kịp thời nếu sai ⚠️
📌 Lưu bản giấy và điện tử đầy đủ 🗂️
8️⃣ THANH TOÁN & THANH LÝ HỢP ĐỒNG 💼💵
📌 Thanh toán: Dù bằng chuyển khoản hay tiền mặt đều phải có chứng từ 💳
📌 Thanh lý hợp đồng: Xong việc là phải chốt sổ 📜
→ Căn cứ pháp lý: Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015
📌 Lưu lại hợp đồng thanh lý để hoàn tất nghĩa vụ pháp lý 🔍
9️⃣ LƯU TRỮ & QUẢN LÝ 🗂️🔒
📌 Phân loại theo nhóm: dịch vụ, mua hàng, thuê tài sản,…
📌 归档 song song: Giấy + bản scan điện tử.
📌 Sắp xếp gọn gàng, theo mã hợp đồng để dễ tìm 📂
📌 Sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn 🔐
📌 Lưu ít nhất 5 năm theo Điều 41 – Luật Kế toán 2015
📌 MẸO GIÚP QUY TRÌNH MƯỢT MÀ HƠN 🚀
✅ Sắp xếp giấy tờ khoa học (giấy + file điện tử)
✅ Dùng phần mềm kế toán để theo dõi hợp đồng & thanh toán
✅ Kiểm tra kỹ điều khoản thanh toán – đừng để bị “hớ” 😆
📢 Hợp đồng – hóa đơn – thanh toán là bộ ba không thể thiếu trong doanh nghiệp!
Làm chuẩn từ đầu, đỡ lo về sau nha! ✨
👉 CẦN HỖ TRỢ KẾ TOÁN – THUẾ?
立即联系 IAI-PARTNER để được tư vấn chi tiết! 💼
🔗 Website: https://iai-partner.com
📞 Hotline: 033 944 7112
📧 Email: hi@iai-partner.com